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投稿后稿件状态一直没变能不能催一下编辑,催稿邮件怎么写?

最近一些年来学术论文产量过大,大凡有点档次的学术期刊都是稿满为患,于是编辑们变得越来越“高冷”,动不动就不回邮件,很多作者对此“深恶痛绝”却又毫无办法,怀着满腔的焦急,却还要写出“小心翼翼”的询问邮件,结果很多邮件是泥牛入海,也有一些朋友吐槽:一催就拒啊……。不过你可能不知道的是,在稿件处理另一端的编辑/编委,面对每天一大堆的邮件询问,很多时候也是牢骚不断:不是都有在线投稿系统显示状态了嘛,最新状态就是“under review”嘛,还有什么好问呢,under reviewer,那肯定就是审稿人还没审完呗,很多时候心里烦得在骂人,手指却是熟练地在键盘上敲打出一连串客服式的礼貌回复……
 
大部分的新作者都经历过投稿出去后的漫长等待,中间也肯定纠结过要不要发邮件询问稿件状态。笔者今天的话题就是,催还是不催,什么时候催,怎么催?当然,此处总结的也都是大致的规律,供大家参考,总有个例不适用。
1. 对于那些出货量大,且使用正规通用投稿系统的期刊,事实上催不催编辑,大部分时候作用不太明显,因为发文量大的期刊,其文章处理肯定是高度流水化的,采用了正规投稿系统后,编辑(编委)的每一步都受系统的提醒,流程中出错的可能性大大降低。所以对于这种情况,只有在某个稿件状态异常长的时候,才有必要发邮件访问一下。比如with editor状态过长,Required review complete状态过长等。
 
2. 发邮件询问前,先了解一下该期刊的平均处理时间,如果明显时间未到,建议不用询问,会增加编辑负担。事实上很多期刊都会在投稿须知中写明,平均处理时间是多少。有些期刊甚至会在收稿确认时明确写明,几个月内请不要催,碰到这种情况,还是按编辑部的约定来吧。另外,不同学科期刊的处理时间是有明显差异的,有些基础类的,如数学物理,审稿周期通常比较长。笔者以前投稿时碰到过22个月才录用的。但生物医学类的普通较快。
 
3. 催稿时先弄清楚期刊的运作模式。有些期刊是学术编委送审,有些是期刊编辑部送审,有些可能还混着来。学术编委送审的稿件,优点是找审稿人时比较精准,Under Review这一步时间可能会短一些,但学者大多是兼着做的,在处理稿件的频率上不会太高,比如说,一个稿件编辑部分配给了编委后,或是稿件意见回来后,编委不一定能马上处理。
而编辑部实际送审的稿件在处理上,一般是其它流程跳转较快,而under review可能会相对长一些。这里,笔者提出一个“一周原则”,因为一周通常是一个工作周期,比如假设一个学术编委,一周集中处理一次稿件是比较合理的。所以,对于投稿一周后未收到确认,可以问一下。看到审稿结束的状态(比如Required review complete),过一周后再催问,相对合理。
 
4. 一些知名”水刊”,以及很多以赢利为目的的OA期刊,稿件处理速度通常比较快,原因很简单,想要赚钱,就得做好服务呗,资本的刺激,使得这类期刊在流程设计上更为高效。相信你的询问邮件,通常会得到及时礼貌的回复。
 
5. 一些古董级期刊。在几乎大部分期刊已经采用在线投稿系统的今天,仍然有一些古老学会所属的刊物,采用传统的email方式,甚至纸质投稿,这类刊物大多分布在欧洲,发文量极小,大多是传统学科方向的期刊,仔细一研究,发现期刊档次往往还挺高,类似贵族一样的存在,但你一投稿,发现和你联系的是某位学会或是主编秘书,兼着处理一下稿件,投这类期刊,可以极大地训练你作为一个作者的耐性。

催稿件邮件怎么写?这里面其实学问非常大!

 

首先是,催稿邮件的内容

 

越简单越好,直接说明催稿意图,不用拐弯铺垫。编辑是一份非常忙碌繁杂的工作,每天处理大量邮件,看到邮件,一下看明目的,则可以执行相应操作,有时看到邮件过长,一下抓不到重点,很容易拖着下次再处理。按这样的逻辑,作者们与国内编辑部办的英文期刊邮件交流时,笔者的建议,还是写中文吧,毕竟大家都非母语,没必要大家都累。

很多作者在催稿时,通常会写上很多的催稿理由,最常见的就是毕业时间要求、职称时间要求、项目结题需要blabla…..,但是笔者想说,习惯了冷漠快速处理每个邮件的编辑,对于这些信息是直接跳过的,他在你的文字堆里要找的信息:一是稿件号,二是稿件大致是什么时候投来的。有了稿件号,编辑才能快速找到稿件的信息,否则得用文章标题或是作者姓名去搜你的稿件出来,编辑很可能的想法是:真麻烦,搁着明天再处理吧。编辑找投稿时间,是想看看稿件什么时候投来的,是否真的时间过长了。所以,催稿邮件中把稿号写进邮件标题,邮件中直接写明稿件投了多久了,写明催稿意图即可。

 

其次是,邮件发给谁?

很多作者可能会想,催稿邮件当然是发给投稿邮箱了(除非投稿须知中有说明),这未必对,或者可能不是最理想的方式。事实上一个编辑部,或是一个期刊的编辑并不是铁板一块,里面的每个人都有分工,最理想的方式,是发邮件至直接负责你稿件送审的编辑或编委。另外,投稿时期的处理编辑,与稿件录用后期的制作编辑,往往是不同的人(有些甚至在不同的国家,互不认识),所以作者在催问时,不妨先看看期刊的主页及说明等,了解一下到底邮件发给谁最合适。有不少作者抓起一个编辑部的邮箱就发问,其结果常常是,一个邮件在编辑部,主编,编委中转发了一大圈,最后才到了具体负责的编辑手里,一则可能造成邮件丢失,二则如果中间环节每个编辑都执行“一周原则”那就更惨了。

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